Cinco preguntas antes de elegir quién construye tu sistema

¿Estás comparando cotizaciones para el sistema de tu empresa? Lo más probable es que estés mirando tres cosas: precio, plazo y una lista de funciones. Son las que caben en una tabla. El problema es que ninguna de las tres te dice si en un año vas a estar tranquilo o buscando a otro proveedor.

Estas son las cinco preguntas que nosotros haríamos si estuviéramos del otro lado de la mesa. Y sí, también te contamos cómo las respondemos.

1. ¿Parten por entender o por cotizar?

Si recibes una cotización detallada después de una sola reunión de media hora, desconfía un poco. No porque esté mal hecha, sino porque cotiza lo que pediste, y lo que pediste no siempre es lo que te está costando.

Nos pasa seguido: alguien pide «una página web» y lo que necesita es ordenar sus pedidos. Alguien pide fichas técnicas y el problema real es que la información vive repartida entre planillas, correos y mensajes de proveedores. Lo contamos en El requerimiento que llega no es el problema que existe.

Qué preguntar: «¿Qué necesitan saber de mi empresa antes de proponer algo?». Si la respuesta es «nada, con esto basta», ojo.

Cómo lo hacemos: antes de proponer, nos sentamos a entender cómo se decide hoy en tu empresa y qué parte de la operación ya no da abasto.

2. ¿Quién te contesta después de la entrega?

Es la pregunta que casi nadie hace y la que más importa. Un sistema que usa todo tu equipo va a necesitar ajustes: algo falla, cambia un proceso, llega un cliente que compra de otra forma.

Una empresa que llegó a nosotros venía de otro proveedor. El sistema funcionaba, pero cambiar un botón era un trámite de semanas y nadie contestaba el teléfono. No se cambiaron por precio. Se cambiaron porque acá les contestan.

Qué preguntar: «Si en seis meses algo falla un viernes en la tarde, ¿a quién le escribo y cuánto se demora en responder?».

Cómo lo hacemos: después de entregar seguimos con una mantención mensual. Hay una persona que conoce tu sistema, responde, corrige y ajusta cuando cambia la empresa.

3. ¿De quién es el código y de quién son los datos?

Parece un detalle legal y en realidad es un detalle de libertad. Si el código y los datos quedan en manos del proveedor, cambiar de proveedor cuesta mucho más que el sistema mismo.

Qué preguntar: «Si mañana quiero seguir con otro equipo, ¿qué me llevo?». La respuesta que buscas es «todo», y con una fecha clara de cuándo pasa a ser tuyo.

Cómo lo hacemos: los datos son siempre tuyos y el código pasa a ser tuyo cuando se completa el pago. Nos quedamos porque te sirve que estemos, no porque no puedas irte.

4. ¿Trabajan sobre lo que ya tengo o parten de cero?

Hay quienes solo saben construir desde una hoja en blanco y quienes solo saben instalar su producto. Ninguno de los dos mira lo que ya funciona en tu empresa.

Muchas empresas tienen un sistema antiguo que hace bien su parte, un ERP que nadie quiere tocar o planillas que el equipo conoce de memoria. Reemplazarlo todo tiene un costo enorme y no siempre es necesario.

Qué preguntar: «¿Qué de lo que tengo hoy mantendrían?».

Cómo lo hacemos: primero vemos qué se queda y después construimos a la medida lo que falta. Hemos trabajado sobre sistemas antiguos que siguen haciendo bien su trabajo, sin reemplazarlos.

5. ¿Les cuesta decir que no?

Desconfía de quien dice que sí a todo. Quien te va a acompañar por años te dice cuándo algo no conviene, cuándo una herramienta que ya existe te sirve mejor y cuándo es mejor esperar.

Qué preguntar: «¿En qué casos me recomendarían no contratarlos?».

Cómo lo hacemos: si lo que necesitas lo resuelve una herramienta que ya existe, te lo decimos. Lo explicamos en ¿Vale la pena un sistema a medida?. Y cuando algo no lo hemos hecho antes, te lo contamos y lo resolvemos contigo.

Lo que no está en la lista

Notarás que no preguntamos por lenguajes de programación, servidores ni metodologías. Importan, pero son responsabilidad de quien construye. Lo que te toca a ti es saber si esa persona va a estar cuando la necesites.

Elegir a quien construye tu sistema se parece más a elegir un abogado o un contador que a comprar un producto: es una relación de confianza que dura años.

Si quieres hacernos estas cinco preguntas, cuéntanos tu problema. Te las respondemos en la primera conversación.