¿Adaptar la operación a las herramientas o al revés? El caso ANEPCO
En ANEPCO, un contrato firmado llegaba al taller en una ficha de Excel impresa, aunque llevaban dos años con un CRM y un ERP del mercado. Esto es lo que pasa hoy cuando cierran un contrato, y por qué decidieron partir sin marcha blanca.
Manuel GualdaCCO · 
Un contrato firmado y una ficha impresa
ANEPCO es una empresa de publicidad. Arrienda letreros en carreteras de Chile y se encarga de todo lo que viene después de la venta: imprimir la gráfica, instalarla, mantenerla en terreno y facturar mes a mes.
Cuando un vendedor cerraba un contrato, la información existía: estaba en sus herramientas. Pero para que llegara al taller, al equipo de terreno o a finanzas, alguien tenía que pasarla a un formulario o a una ficha de Excel e imprimirla.
"Teníamos herramientas digitales, pero buena parte de la coordinación entre equipos seguía siendo manual."
Sebastián de Peña, gerente general de ANEPCO, no lo describe como un caos. Lo describe como algo más silencioso y más cansador:
"Más que procesos que se cayeran, teníamos información fragmentada, tareas duplicadas y una dependencia importante de las personas para conectar los distintos procesos."
Cada día alguien tenía que hacer de puente.
La pregunta de fondo
ANEPCO llevaba cerca de dos años con un CRM y un ERP del mercado, y la parte comercial y administrativa estaba bien resuelta. Lo que no calzaba era su operación, que es muy propia. Sebastián lo explica con una imagen:
"Las herramientas tradicionales nos permitían administrar el corazón de la compañía, pero no lograban bombear sangre hacia sus extremidades."
Y en algún momento la pregunta dejó de ser qué otra herramienta contratar:
"¿Seguimos adaptando nuestra operación a las herramientas que tenemos o desarrollamos herramientas que se adapten a nuestra operación?"
No siempre la respuesta es construir. A veces lo correcto es no construir nada. En ANEPCO la respuesta fue diseñar con ellos un sistema a la medida de cómo trabajan.
Lo que pasa hoy cuando se cierra un contrato
Hoy, en el momento en que un vendedor cierra un contrato:
- el letrero queda reservado en el calendario, para que nadie más lo venda en esas fechas;
- nace la ficha de taller de cada letrero, con su prueba de color, su impresión y su instalación;
- queda armado el plan de cuotas que finanzas va a facturar;
- y al equipo y al vendedor les llega un aviso.
Nadie imprime una ficha para que el siguiente se entere. Cada área ve lo que le toca, en el mismo lugar.
"Una cosa es tener la información disponible y otra muy distinta es que esa información efectivamente te permita trabajar mejor."
Partieron sin marcha blanca
El 3 de septiembre el sistema quedó listo. Lo habitual en ese momento es un período de prueba con datos de ejemplo mientras se sigue trabajando como antes. ANEPCO decidió empezar con datos reales ese mismo día.
"Muchas veces las compañías se quedan pegadas en estas transiciones por el apego a lo conocido, a lo cómodo, a las herramientas que cada persona ya sabe utilizar. (...) Por eso decidimos hacer el cambio de manera radical, sin una transición eterna entre sistemas antiguos y nuevos."
Esa decisión fue de ellos. Mirando hacia atrás, Sebastián dice que fue la correcta.
Desde entonces el sistema se sigue ajustando a su operación: cada semana de uso muestra algo nuevo que conviene resolver, y lo vamos conversando con ellos.
"Un sistema nunca está completamente terminado. A medida que lo utilizamos vamos descubriendo nuevas oportunidades de mejora, y tener un equipo con el que podemos conversar esas necesidades es fundamental."
El antes y el después, en sus palabras
"Antes teníamos silos de información que funcionaban perfectamente por separado, pero que nos obligaban a construir puentes entre ellos día a día. Hoy, con Andevs, tenemos un copiloto digital que integra nuestra operación y nos permite escalar."
¿Te pasa algo parecido?
No hace falta arrendar letreros para reconocerse en esta historia:
- Tienes un CRM, un ERP o ambos, y aun así hay planillas o papeles que pasan de un área a otra.
- Hay una persona que sabe cómo está todo y, cuando no está, la operación se frena.
- El mismo dato se ingresa en más de un lugar.
- Tu operación tiene pasos propios que ninguna herramienta estándar contempla.
Si te reconoces en dos o más, vale la pena calcular cuánto te cuesta seguir igual.
Cómo trabajamos
- Nos cuentas tu problema. Cómo funciona hoy, con las planillas y los papeles incluidos.
- Diseñamos contigo lo que falta. Partiendo por lo que ya funciona, sin cambiarlo porque sí.
- Lo construimos y lo seguimos cuidando. Mes a mes, mientras tu operación cambia.
Si en tu empresa la información todavía pasa de mano en mano, cuéntanos cómo funciona hoy.